Cztery elementy, które powinny być widoczne w ofercie
Gdy ktoś pyta o cennik agencji PR, zwykle oczekuje jednej kwoty. W ofercie powinny być jednak osobno wymienione cztery rzeczy.
- Praca zespołu. Strategia, przygotowanie tematów, informacje prasowe, kontakt z redakcjami i obsługa zapytań dziennikarzy. To największa część abonamentu.
- Materiały. Teksty autorskie, komentarze eksperckie, biogramy, zdjęcia i filmy. Bywają w cenie albo osobno, jeśli wymagają produkcji.
- Koszty zewnętrzne. Wydarzenia, wynajem sali, catering, wysyłki, płatne rankingi i konkursy. Powinny być pokazane jako osobne pozycje z Twoją akceptacją.
- Monitoring i raport. Zbieranie publikacji, zestawienie zasięgu i rekomendacje. Niektóre agencje wliczają go w abonament, inne liczą osobno.
Oferta, która łączy wszystko w jedną kwotę bez rozbicia, jest trudna do porównania. Poproś o rozbicie, a odpowiedź sama pokaże, czy agencja wie, ile pracy kosztuje dane działanie.
Dlaczego dwie agencje wyceniają to samo zadanie inaczej
Różnice między ofertami wynikają z kilku czynników, które można nazwać i porównać.
| Czynnik | Wpływ na cenę | Co możesz zrobić |
|---|---|---|
| Doświadczenie zespołu | Zespół z relacjami w redakcjach branżowych kosztuje więcej | Zapytać o konkretne publikacje z Twojej branży |
| Zakres | Sama komunikacja prasowa kosztuje mniej niż pełna obsługa z wydarzeniami i kryzysami | Zacząć od jednego celu, a resztę dodać później |
| Liczba godzin | Im więcej godzin w miesiącu, tym wyższy abonament | Poprosić o limit godzin i raport z ich wykorzystania |
| Rynek | Komunikacja ogólnopolska jest droższa niż lokalna lub branżowa | Zawęzić rynek do mediów, które czytają Twoi klienci |
| Wielkość agencji | Duże agencje mają wyższe stawki, małe zespoły bywają bardziej elastyczne | Porównać oferty obu typów |
| Okres umowy | Dłuższa umowa bywa tańsza w przeliczeniu na miesiąc | Sprawdzić, jak wygląda wypowiedzenie |
Miesiąc obsługi PR dla firmy usługowej krok po kroku
Załóżmy firmę technologiczną B2B z jednym ekspertem, który może wypowiadać się dla mediów. Firma chce być cytowana w prasie branżowej i opublikować dwa teksty autorskie w miesiącu. Poniższe liczby to założenia do rachunku, nie dane z rynku.
| Pozycja | Założenie | Wynik |
|---|---|---|
| Godziny zespołu agencji | 30 godzin miesięcznie | 30 godzin |
| Założona stawka za godzinę | 200 zł netto | 6 000 zł |
| Dwa teksty autorskie | Wliczone w godziny | 0 zł |
| Monitoring i raport | Osobna pozycja | 500 zł |
| Koszty zewnętrzne | Brak wydarzeń w tym miesiącu | 0 zł |
| Łączny koszt miesiąca | 6 000 zł plus 500 zł | 6 500 zł |
Jeśli ta sama firma doda w miesiącu śniadanie prasowe z kosztem 4 000 zł oraz 10 dodatkowych godzin agencji, rachunek wzrośnie do 12 500 zł. Taki rachunek robisz przed rozmową i prosisz agencję o jej własne założenia: stawkę, liczbę godzin i listę rzeczy w cenie. Jeśli oferty różnią się o połowę, sprawdź najpierw, czy agencje wyceniają ten sam zakres.
Budżet, który ma sens na start
Przy bardzo małym budżecie PR rzadko przynosi widoczny efekt, bo relacje z mediami budują się miesiącami, a kilka godzin pracy nie wystarcza na regularny kontakt z redakcjami. Jeśli rachunek wychodzi na symboliczną kwotę, lepiej zacząć od jednego kanału i prostszego celu, o czym piszemy w tekście marketing dla małych firm. Jeśli firma jest lokalna, jak warsztat czy salon, częściej opłaca się najpierw zadbać o opinie klientów i wizytówkę w Google.
Abonament, projekt czy stawka godzinowa
PR wycenia się najczęściej na trzy sposoby.
| Model | Jak działa | Na co uważać |
|---|---|---|
| Abonament | Stała kwota miesięcznie za ustalony zakres | Ustal, ile działań i godzin jest w cenie |
| Projekt | Jedna cena za premierę, wydarzenie albo kryzys | Ustal etapy, termin i co po zakończeniu |
| Stawka godzinowa | Płacisz za czas pracy | Ustal limit godzin i sposób raportowania |
Niezależnie od modelu zapisz w umowie, kto jest właścicielem przygotowanych materiałów i kontaktów, oraz jak działa wypowiedzenie. Treści sponsorowane muszą być oznaczone, bo przepisy o nieuczciwych praktykach rynkowych dotyczą każdej publikacji, za którą firma płaci. Warto je sprawdzić w ustawie o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, opublikowanej na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych. Szerzej o rozliczeniach agencji piszemy w artykule ile kosztuje agencja marketingowa miesięcznie, a o samej usłudze na stronie agencja PR.
O co zapytać, zanim podpiszesz umowę z agencją PR
- Z jakimi redakcjami z mojej branży agencja ma relacje i jakie publikacje zrealizowała dla podobnych firm
- Kto prowadzi moje konto na co dzień i ile ma innych klientów
- Ile godzin miesięcznie obejmuje abonament i jak raportuje ich wykorzystanie
- Co jest w cenie, a co osobno: wydarzenia, materiały wideo, monitoring
- Jak agencja mierzy efekt i co trafia do raportu poza liczbą publikacji
- Czy płatne publikacje są oznaczone jako sponsorowane
- Po jakim czasie można wypowiedzieć umowę
Porównanie ofert według tej samej listy opisujemy w tekście jak porównać oferty agencji marketingowych. Dobrze, gdy każda agencja dostaje to samo zapytanie, bo wtedy różnice w cenie wynikają z zakresu, a nie z domysłów.
Zapytanie o agencję PR w Marketers
W kreatorze wybierasz specjalizację, branżę, miasto i przedział budżetu. Po krótkim opisie celu widzisz gotowe zapytanie z zakresem, terminem, pytaniami do agencji i kryteriami oceny. Wpisujesz adres e-mail, przepisujesz kod z wiadomości, a zapytanie odchodzi do najwyżej 5 dopasowanych agencji. Szukasz agencji, która zajmie się komunikacją, a nie tylko kampaniami? Zobacz stronę agencja marketingowa albo agencja content marketingu.
Pytania o cennik agencji PR
Ile kosztuje agencja PR
Cena zależy od zakresu i liczby godzin zespołu. Agencja bierze abonament miesięczny, opłatę za projekt albo stawkę godzinową, a koszty zewnętrzne, takie jak wydarzenia, rozlicza osobno. Poproś o rozbicie.
Ile kosztuje miesięczna obsługa PR
Miesięczny abonament to głównie liczba godzin pracy zespołu pomnożona przez stawkę, plus monitoring. Rachunek z założeniami zobaczysz w przykładzie powyżej, a własne liczby podaje agencja po poznaniu celu.
Czy płaci się za publikacje w mediach
Rzetelna agencja PR nie sprzedaje publikacji, tylko pracę nad tematami i relacjami. Płatne artykuły sponsorowane są osobną usługą i powinny być oznaczone jako treść sponsorowana.
Od czego zacząć szukanie agencji PR
Od opisania celu, odbiorców i budżetu, a potem zebrania ofert na ten sam zakres. Dzięki temu porównasz podejścia i stawki, zamiast oceniać prezentacje.
Czy małej firmie opłaca się agencja PR
Zależy od celu. Gdy klienci sprawdzają firmę przed drogą decyzją, PR pomaga. Gdy firma jest lokalna i budżet mały, wcześniej zwykle opłaca się zadbać o opinie i wizytówkę w Google.